Durf te wedden dat heel wat mensen deze blog overslaan omdat het woord vergaderingen erboven staat. Het woord alleen al roept gapen en/of enorme weerstand op. In al die tijd dat ik dit werk doe heb ik nog nooit iemand gezien die het graag deed, behalve leidinggevenden die zichzelf graag horen spreken.
Door Marja Ruijterman
Heb bij heel wat vergaderingen gezeten, zowel als deelnemer als toeschouwer. Vroeger als deelnemer kan ik me herinneren dat ik vergaderingen verschrikkelijk saai vond. Ik hield mijn (zeer droge) mond omdat ik bang was iets verkeerds te zeggen en mijn gedachten dwaalden af. Later was ik wat mondiger en liet ik weten wat ik ervan vond. Het schoot niet veel op want men luisterde niet naar mijn zoveelste opmerking of gekke uitroep. Ik had toen geen idee hoe ik zelf iets kon doen om de vergadering interessant te maken. De vergaderingen leken nooit ergens toe te leiden, waren altijd hetzelfde en dezelfde mensen zeiden dezelfde dingen en dezelfde mensen zeiden nooit wat en zaten er verveeld bij.
Inmiddels heb ik als observant bij heel wat vergaderingen gezeten en ook daar zag ik het gebeuren. Een dominante leidinggevende die een woordenstroom op de rest losliet en van alles zei en herhaalde. Daarna herhaalde iemand in andere woorden wat de leidinggevende zei, die instemmend knikte en een grote groep die helemaal niets zei en zat te spelen met de pen of onrustig met een pakje sigaretten. Grote opluchting als de vergadering voorbij was.
De leidinggevende is altijd heel nieuwsgierig wat ik ervan vond en hoopt op een compliment over zijn sprekerskunsten. Helaas... daar was wel wat feedback over te geven. Wat was het vernieuwende in zijn verhaal? Was de leidinggevende in contact met de deelnemers? Hoe zaten ze er bij? Hoe keken ze? Wie had wat gezegd? Wat hadden ze besloten? Wat was anders dan de vergaderingen hiervoor? Tja, dan moest hij wel toegeven dat hij totaal niet bezig was geweest met de mensen om hem heen. Had hij hen de kans gegeven om ook wat te zeggen? Zou hij hebben geluisterd? Hier moet de schop in.
De volgende keer zat iedereen verbijsterd te kijken. De leidinggevende ging zitten en zei: we gaan het anders aanpakken. Jarenlang hebben we op de zelfde manier vergaderd. Wat vinden jullie daar nu eigenlijk van? Ik merk dat ik al jaren dezelfde dingen zeg, dat ik niet naar jullie luister. Dat ik jullie geen gelegenheid geef om mee te denken. Dat wil ik anders doen. We zijn allemaal gelijkwaardig en waarschijnlijk hebben jullie allerlei ideeën over het werk en hebben het niet gezegd. Klopt dat? Sommigen begonnen aarzelend te knikken terwijl ze wat onzeker rondkeken. Ja, ze hadden allerlei ideeën over hoe het werk anders kon. Ze klaagden al jaren over de vergaderingen en hadden het gelaten idee dat er toch niets veranderen zou. Dat het geen zin had.
En nu dit?
Er zijn talloze manieren om een vergadering op een inspirerende manier te houden. Speels, waarin iedereen betrokken is. Waar niemand in slaap valt maar op het puntje van de stoel zit om niets te missen en gedreven mee te doen. Geen onderdanigheid of arrogantie. Wel gelijkwaardigheid en iedereen krijgt de kans om alle ideeën te spuien ook al zijn ze gek of lijken ze niet uitvoerbaar... je weet nooit waar het wel toe kan leiden. Brainstormsessies vol vuur en passie... alle kanten belichten vanuit elke hoek. Besluiten nemen en uitvoeren... niet uitstellen.. elke vergadering is anders en vernieuwend.
Het is mogelijk, je moet het wel willen en doen!
© Nationale Ondewijsgids /Marja Ruijterman
